Jenis - Jenis Mesin Kantor

MESIN KANTOR

A.       Jenis-Jenis Mesin Kantor

Pekerjaan perkantoran dizaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho, printer, OHP.Penduplikasian atau penggandaan berfungsi untuk menghasilkan surat edaran, daftar harga, laporan, formulir kantor dan sebagainya.

    Di bawah ini akan dibahas satu per satu dari masing-masing mesin pengganda dokumen/surat.

1.      Duplikator Hektografik Dengan Alcohol

Duplikator dengan alkohol akan mereproduksi ketikan, tulisan tangan atau gambar dalam pelbagai warna. Mesin ini mampu mereproduksi beberapa warna sekali jalan. Komninasi warna dimungkinkan pada satu salinan master dengan proses sederhana penulisan atau pengetikan di atas kertas karbon berwarna yang berlainan secara bergantian.

Mesin ini mampu menggandakan 100 hingga 250 salinan. Master dapat diangkat dari mesin dan disimpan, sehingga pencetakan dalam jumlah sedikir dapat dilakukan beberapa kali. Penggantian masker dimungkinkan di antara pemakaian. Tata letak master yang sesuai memungkinkan untuk mencetak informasi yang sama, atau yang berbeda sebagian, pada formulir dengan ukuran yang bervariasi, seperti misalnya faktur, surat tanda penyerahan barang dan surat pesanan. Dengan kertas khusus yang disela lembaran kertas karbon hektografik, master dapat disiapkan sebagai keluaran komputer.

Mesin duplikator dengan alkohol ini terutama cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 lembar ke atas.

2.      Duplikator Stensil

             Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen terbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.

            Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi krang cocok untuk catalog dan formulir.

            Kita mengenal ada 2 macam mesin stensil, yaitu mesin stensil manual dan mesi stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan datar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit.

a)      Mesin stensil manual

Mesin stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tangan (engkol).

# Komponen – komponen mesin stensil yaitu sebagai berikut :

a.         Baki kertas, gunanya untuk menyimpan kertas yang akan diputar. Bagian – bagian yang terdapat

pada baki kertas terdiri atas :

1.)    Ukuran kertasatau skala, berfungsi untuk mengukur posisi kertas stensil yang akan diputar.

2.)    Pengepres kertas yang berada di sebelah kiri dan kanan baki kertas, berfungsi untuk mengatur

agar posisi kertas yang ada pada baki kertas tidak mudah bergeser ke kiri dan ke kanan.

3.)    Kunci pengepres kertas, berfungsi untuk mengepres kertas dengan cara menarik ke atas apabila kunci ini mau dibuka untuk mengatur posisi kertas.

b.        Rol pendorong kertas, letaknya di dalam dan berfungsi untuk menekan kertas yang ada di baki

kertas mendorong kertas masuk ke dalam rol atau gulungan mesin stensil.

c.          Rol atau silinder atau gulungan stensil, yang terdiri atas:

1.)    Gulungan besar yang berada disebelah dalam.

2.)    Gulungan kecil yang berada di bawah gulungan besar.

3.)    Gulungan pembantu yang berfungsi untuk mengeluarkan kertas yang telah di cetak ke dalam

baki penadah.

d.    Pembungkus silinder atau pembungkus gulungan, yang membungkus gulungan besar dan gulungan kecil.

e.    Kunci penyetel, yang berfungsi untuk mengatur berapa jumlah salinan yang akan dihasilkan atau yang akan dibutuhkan.

f.    Baki penadah kertas, berfungsi untuk menampung hasil dari penyetensilan. Bagian – bagian yang terdapat pada baki penadah yaitu:

1.)    Kunci pengatur lebar kertas

2.)    Kunci pengatur panjang kertas

g.    Kunci dengan tanda ON, fungsinya untuk memulai penyetensilan dengan cara mnekan tombol ON.

Kunci dengan tanda OFF, berfungsi untuk menghentikan penyetensilan dengan cara menekan tombol OFF.

# Kunci dengan tanda yang terdapat pada satu tuts, yang berfungsi untuk:

•    Membangunkan lidah mesin stensil apabila akan meratakan ujung kertas yang terletak disebelah dalam (caranya dengan ditekan).

•    Menidurkan kembali lidah mesin stensil (caranya dengan ditekan).

h.    Lidah mesin stenil, berfungsi untuk meratakan ujung kertas yang ada di bagian dalam mesin stensil.

i.    Engkol, berfungsi untuk menggerakkan mesin stensil dengan cara menarik atau mendorong engkol searah jarum jam atau ke arah depan.

Secara umum, mesin stensil manual memiliki ciri-ciri antara lain:

•    Digerakkan dengan tenaga manusia

•    Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

•    Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna hitam

•    Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner atau stencil cutter sebagai sheet master.

•    Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)

b)    Mesin stensil listrik

Berfungsi sama seperti mesin stensil manual, yaitu untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil. Penggunaan mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan (dibandingkan mesin tik manual) antara lain:

1)    Hasil penggandaan tampak lebih bagus

2)    Pengoperasian mesin lebih mudah

3)    Tinta yang digunakan lebih irit

4)    Tenaga yang diperlukan lebih ringan.

Pada mesin stensil listrik dengan system elektronik (khususnya merk Gestetner 4170 dan 4130), komponen-komponennya terdiri dari:

a.    Mesin

1)      Rol penekan (press roll)

        Berfungsi untuk menempelkan kertas pada sheet, hingga didapat hasil gandaan.

2)      Rol tinta (ink roll)

        Berfungsi untuk meratakan tinta pada permukaan layar tinta (ink screen)

3)      Layar tinta (ink screen)

        Berfungsi untuk meletakkan sheet stensil, menyaring dan sekaligus meratakan tinta

4)      Plat baja (steel band)

        Berfungsi untuk mengaitkan penyaring tinta

b.    Kerangka mesin

1)    Penutup atas (top cover)

        Berfungsi untuk menutup sheet stensil sesudah dipasang

2)    Tempat tinta (ink room)

Dilengkapi dengan tube tinta yang letaknya melintang

3)    Engkol (handle)

Berfungsi untuk menggandakan secara manual

4)    Tombol on-off (on-off switch)

Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin

5)    Rol penarik kertas

Berfungsi untuk menarik kertas dari papan kertas

6)    Pengatur posisi cetakan (copy positioning)

Berfungsi untuk mengatur tinggi rendahnya hasil cetakan

7)    Pengatur tekanan cetakan

Berfungsi untuk mengatur tekanan sesuai dengan berat ringannya jenis kertas yang digunakan (kertas ringan 55-76 gr, normal 77-99 gr, diatas 100 gr)

c.    Penutup mesin

1)        Papan kertas (paper board)

Berfungsi untuk menempatkan kertas yang akan digandakan dan sebagai penutup mesin bagian belakang

2)       Papan penerima (receving board)

Berfungsi untuk menampung hasil gandaan dan sebagai penutup mesin bagian depan

d.    Papan tombol (panel board)

1)       Tombol start dan stop

Berfungsi untuk memulai dan menghentikan penggandaan

2)       Penghitung (counter)

Berfungsi untuk mengatur banyaknya hasil gandaan

3)       Penyetop pemasukan kertas

Berfungsi untuk menghentikan rol penarik kertas, sehingga penasukan kertas terhenti

4)       Pengatur pemasukan kertas

Berfungsi untuk mengaktifkan rol penarik kertas, hingga kertas satu per satu kan masuk

5)       Pengatur kecepatan cetakan

Berfungsi untuk menambah kecepatan (tombol (+)) dan untuk mengurangi kecepatan (tombol (-)).

6)       Pengatur penyalur tinta

Berfungsi untuk penyaluran tinta ke tiap bagian (sisi dan tangah)

7)       Pengatur pengeluaran tinta

Berfungsi untuk mengatur pengeluaran tinta

8)      Tombol pemberi tinta

Berfungsi untuk mengeluarkan tinta (tombol digeser ke kanan

Secara garis besar (sampai saat ini) ditinjau dari penggunaan komponen dan cara kerja mesinnya, mesin stensil ada 3 macam, yaitu:

1)    Mesin stensil manual (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya manual)

2)    Mesin stensil listrik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik)

3)    Mesin stensil elektronik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik serta dilengkapi

dengan panel board yang bekerja secara otomatis dan system operasinya adalah system elektronis)

Mesin stensil listrik dengan system elektronik memiliki beberapa kelebihan (dibandingkan dengan mesin stensil listrik biasa) antara lain:

1)    Penggandaan dapat menggunakan kertas double folio atau double kuarto

2)    Dilengkapi dengan lampu-lampu penunjuk operator, hingga memudahkan dalam pengoperasiannya

(merk Gestetner 4170)

3)    Panel board yang menyatu, hingga memudahkan operator

4)    Sheet stensil bekas pakai secara otomatis akan masuk ke dalam

5)    Memasang dan melepaskan sheet stensil secara otomatis, hingga tangan operator tidak kotor 

3.      Mesin Offset

Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan proses pemindahan huruf ke blanket.

Di bawah ini akan dijelaskan bagian – bagian mesin cetak offset sedang, merk Rex Rotary, type 1602S.

1.)    Sakelar listrik (power switch)

Sakelar ini berupa tombol dengan tanda ON/OFF dilengkapi dengan lampu yang menyala jika ditekan (ON) yang menunjukkan ada hubungan dengan aliran listrik.

2.)    Tuas start (start lever)

Tuas start bertangkai merah, dipergunakan untuk memulai menjalankan mesin dan menghentikannya sekalian untuk menjalankan alat fixing guna memberikan fixer pada offset master kertas. Tuas ini dilengkapi dengan tanda – tanda :

•    R = Run

•    S = Start

•    SFF = Start and Fixing

3.)    Pengatur sentral (central control)

Pengatur sentral berada di bagian samping mesin, berguna untuk mengendalikan mesin pada tiap – tiap langkah pencetakan yang diperlukan dengan jalan menggeser ke tanda tertentu.

#Pengatur sentral dilengkapi dengan tanda – tanda:

•    A : Dampening (pembersihan rol - rol)

•    B : Inking (penintaan)

•    C : Image transfer (pemindahan tulisan ke blanket (rubber blanket)

•    D : Paper feed

•    E : Netral

•    F : Blanket cleaning

4.)    Roda tangan (hand wheel)

Roda tangan berada di bagian samping berupa roda besar. Komponen ini dipergunakan untuk :

a.    Memasang master (plate)

b.    Mengatur rol – rol penarik kertas (pull ost rollers)

c.    Mengatur roda penata kertas (guide wheels)

d.    Mengatur posisi kertas sesuai dengan pembatas tepi pada papan penerima (receiving tray)

5.)    Penjepit master (master rall)

Penjepit master berfungsi untuk memegang master atau plate, baik yang berlubang maupun tanpa lubang. Penjepit ini dilengkapi dengan sekrup penyetel untuk meluruskan plate yang posisinya sengaja dibuat tidak lurus.

6.)    Tuas penjepit master (master rall lever)

Tuas penjepit master berupa tuas lengkung yang terbuat dari karet. Untuk memasang plate yang berlubang maka tuas ini digeser dalam posisi tegak, sedangkan untuk memasang plate tanpa lubang maka tuas ini digeser pada posisi datar.

7.)    Penata pemasukan master (master insertion guide)

Komponen ini berfungsi untuk memasukkan master atau plate yang tidak berlubang pada penjepit master.

8.)    Sakelar pelepas master (master ejection switch)

Sakelar ini tombol tekan bertanda garis lengkung dan garis penuh yang dilengkapi dengan lampu yang menyala kalau sedang ON.

Lampu menyala menunjukkan bahwa saat ini mesin sedang bekerja menggunakan master tidak berlubang. Setelah mencetak dengan jumlah yang telah ditentukan, master akan terlepas secara otomatis sebelum rubber blanket dibersihkan.

9.)    Unit pemasukan kertas (feet unit)

Mesin offset ini menggunakan sistem pemasukan kertas droug (friction) yang dilengkapi dengan roda kecil untuk menarik kertas. Tetapi ada juga mesin offset lain yang menggunakan sistem tiup sedot untuk memasukkan kertas yang akan dicetak.

10.    Tuas pemasukan pembantu (auxiliary feed lever)

Tuas ini berfungsi untuk memasukkan kertas dengan tangan pada waktu menyetel baki penampung kertas atau memasukkan kertas tambahan serta untuk mencetak percobaan.

11.    Tuas untuk menurunkan baki kertas (paper tray lowering lever)

Tuas ini terletak dibagian samping bawah tuas pemasukan pembantu (10). Bila ditekan, tuas ini akan menurunkan baki kertas ke posisi terbawah.

12.    Penata kertas kiri dan kanan (feed tray left hand and righthand fences)

Kedua penata kertas atau pembatas kertas ini dapat digeser ke kanan dan ke kiri. Namun terlebih dahulu harus mengendorkan sekrup pengunci masing – masing. Dengan penggeseran ini, posisi cetakan dapat diubah, baik ke kanan maupun ke kiri.untuk menentukan banyaknya penggeseran, pada baki pemasukan kertas terdapat skala yang sama dengan skala yang ada pada tutup plastik atas.

13.    Pembatas kertas belakang pada baki kertas (feet tray back fence)

Bagian ini dapat digeser ke kanan atau ke belakang menurut panjang kertas sesuai dengan kebutuhan. Pembatas belakang juga berfungsi sebagai tiang pemberat.

14.    Pemberat kertas (paper weight)

Pemberat kertas bagian bawah dilengkapi dengan karet yang mudah diganti. Pemberat kertas ini berfungsi untuk mengatur pemisahan.

15.    Penyetel batas tepi cetakan (side margin adjuster)

Dengan menggeser penyetel ini baki pemasukan kertas dengan tumpukan kertasnya dapat digerakkan ke tepi untuk mengatur posisi cetakan yang tepat. Penggeseran baki kertas ke kanan maupun ke kiri paling banyak 12 mm.

16.    Penyetel tingginya cetakan (height adjuster)

Komponen ini berfungsi untuk mengatur tinggi rendahnya cetakan. Perubahan dari posisi teratas sampai posisi terbawah berjarak 108 mm. Tombol penyetel ini dilengkapi dengan angka teratas 70 dan angka terbawah 38 sampai dengan 0 (70...0...38) yang menunjukkan perubahan dalam milimeter.

17.    Alat penghitung (counter)

Alat penghitung hasil cetakan terdiri atas 4 digit, yang dapat menghitung sampai 9999 lembar. Alat penghitung akan menghentikan pemasukan kertas secara otomatis bila cetakan yang diperlukan sudah tercapai.

18.    Penyetel ulang (reset lever)

Penyetel ulang berfungsi untuk mengembalikan alat penghitung pada nomor yang sama seperti yang disetel semula.

19.    Tuas pengunci alat penghitung (counter lock lever)

Tuas pengunci alat penghitung letaknya bersebelahan dengan tuas penyetel ulang. Tuas ini berfungsi untuk mengunci alat penghitung pada nomor yang hendak distel dan hanya dipergunakan jika menyetel dengan penghitung jumlah cetakan berlainan.

20.    Penutup atas (cover up)

Penutup ini terdiri atas tiga buah yang masing – masing dihubungkan dengan sakelar. Bila salah satu tutup terbuka, maka mesin akan mati. Maksudnya untuk menjamin silinder agar selalu terlindung pada waktu mesin berjalan. Untuk melanjutkan mesin kembali, maka semua penutup harus tertutup dan tuas start pada posisi OFF, kemudian mesin dijalankan dengan cara normal.

21.    Tuas pemutar roll tinta (ink fount foll lever)

Tuas ini dipergunakan untuk memutar roll tinta secara cepat dengan tangan pada waktu memasukkan tinta ke dalam kotak tinta (ink trough).

22.    Pengatur penjatahan tinta (ink quantity control)

Komponen ini dipergunakan untuk mengatur banyaknya tinta yang hendak diberikan padamaster atau plate. Pengatur penjatahan tinta dilengkapi dengan skala berwarna hitam. Bila ditarik keluar, berarti untuk menambah tinta, begitu sebaliknya.

23.    Pengatur penjatahan air (fountain quantity control)

Pengatur penjatahan air letaknya berdampingan dengan pengatur penjatahan tinta dan dilengkapi dengan skala berwarna hijau. Alat ini berfungsi untuk mengatur banyaknya air yang akan dipindahkan pada plate. Bila ditarik keluar, berarti untuk menambahkan air, begitu pula sebaliknya.

24.    Sekrup – sekrup pelat perataan tinta (ink doctor blade adjusting screws)

25.    Tuas penintaan (inking lever)

Dengan ditekan tuas ini akan berfungsi untuk memberikan tinta pada waktu menyiapkan mesin.

26.    Pengatur kecepatan (speed control)

Tombol ini bila diputar ke kanan akan menambah kecepatan cetak, begitu pula sebaliknya. Kecepatan normal ± 3600 lembar perjam dapat ditingkatkan menjadi 7.200 lembar.

27.    Pembatas belakang pada baki penampang (receiving tray back fence)

Pembatas ini berfungsi untuk menahan hasil cetakan supaya jatuh tertampung pada baki penampung dan dapat diatur sesuai dengan panjang kertas.

28.    Pembatas muka pada baki penampung (receiving tray front fence)

Pembatas ini berfungsi untuk menahan atau membatasi hasil cetakan pada bagian depan baki penampung. Pembatas depan ini dapat dilepas untuk mempermudah membersihkan silinder penekan (impression cylinder)

29.    Pembatas tepi kiri baki penampung dan pembatas kanan baki penampung (receiving tray left side

guide and receiving tray right side guide)

  Pembatas ini berfungsi sebagai pembatas tepi hasil cetak pada baki penampung. Dapat digeser ke kanan dan ke kiri sesuai dengan keperluan setelah terlebih daulu tuas yang berada di tepi masing – masing pembatas tepi ditekan.

Macam – macam mesin offset:

Dilihat dari bentuk dan kemampuannya, mesin offset dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:

a.    Offset kecil

Mesin ini bentuknya kecil, dengan kemampuan mencetak maksimal pada kertas ukuran A3 (297 x 420 mm). Karena bentuknya kecil, sedikit lebih besar dari mesin stensil, sering disebut mini offset atau dekstop mini offset.

b.    Offset sedang

Mesin ini bentuknya lebih besar dan mampu menceak kertas ukuran double folio. Karena bentuknya agak besar, mesin ini diletakkan di lantai dan diberi alas meja (dekstop) seperti mini offset.

c.    Offset besar

Mesin ini bentuknya besar dan mampu mencetak pada kertas ukuran A1 (841 x 594 mm) dan A0 (1189 x 841 mm). Mesin ini umumnya terdapat di perusahaan percetakan yang cukup besar atau pada percetakan surat kabar.

# Ciri – ciri mesin Offset, antara lain adalah sebagai berikut:

a.    Digerakkan dengan tenaga listrik dengan komponen mekanis.

b.    Mencetak dengan master yang disebut paper plate, ada pula yang terbuat dari aluminium yang disebut zink plate. Kedua jenis plate ini ada yang berlubang (perforated) dan ada yang tidak berlubang (non perforated).

c.    Proses pencetakan dibantu dengan zat kimia yang disebut fixer serta air dengan cara pemindahan huruf pada blanket.

d.    Dapat mencetak pada kertas doorslag sampai dengan kertas karton berukuran A6 (105 x 108 mm sampai dengan A0)

e.    Dapat mencetak gambar atau foto dan berwarna.

4.      Duplikator typeset

Duplikator typeset adalah mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpress. Proses pengetikan setting berjalan lambatlukan ketarmpilan tertentu, tetapi menghasilkan cetakan berkualitas tinggi. Typesetting memberikan hasil yang berkualitas tinggi dan memiliki berbagai macam pilihan huruf. Peralatan ini semakin menjadi bagian dari kantor yang terpadu.

Kita bisa membedakan 4 jenis typesetter, yaitu:

a)    Photo-mechanical phototypesetter

b)    Digital phototypesetter

c)    Laser digital phototypesetter

d)    Laser digital typesetter

5.       Mesin scanner

Mesin scanner adalah sejenis mesin pengganda yang dapat menyalin ulang kembali berbagai proses, kondisi, atau keadaan fisik melalui pembuatan master sheetdenagn merekam. Mesin scanner ini seperti mesin foto copy, yang dapat menyalin, tetapi hasil dari copynya bukan dibawah melainkan disamping dokumen aslinya.

            Terdapat berbagai macam model atau type mesin scanner, tetapi bagian - bagian atau komponen - komponennya sama, hanya kode dan susunannya yang berbeda. Di bawah ini merupakan bagian - bagian mesin scanner dengan merek GESTETNER type 455.

1.)    Rol pemasang sheet

2.)    Rol pemasang warkat yang akan disalin

3.)    Jarum scanner atau jarum percikan api

4.)    Tempat memasang jarum

5.)    Tombol untuk menghidupkan mesin (ON)

6.)    Tombol untuk mematikankan mesin (OFF)

7.)    Tombol pengatur panasnya sinar

8.)    Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan, yang terdiri atas enam angka, yaitu 0-5. Bila diputar ke

angka yang lebih besar (menuju 5) maka tulisan akan semakin kabur. Sedangkan bila digeser ke angka yang lebih kecil (menuju 1) maka tulisan akan semakin jelas.

9.)    Tombol pengatur rol pemutar warkat, yang terdiri atas tiga angka, yaitu 600, 400, dan 200.

•    Apabila diputar ke angka 600, rol berputar secara lambat

•    Apabila diputar ke angka 400, rol berputar secara sedang

•    Apabila diputar ke angka 200, rol berputar secara cepat

Stensil sit yang diproses dengan mesin scanner mula-mula diproses pada kertas biasa dan apabila diperlukan dapat diedit dengan foto, gambar, table atau grafik.

Setelah selesai di-lay out atau diedit dan penetapan selesai, maka dengan mesin scanner dan stensil sit scanner, copy master yang telah diproses di kertas tersebut dapat dipindahkan ke dalam stensil sit scanner dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.

6.       Mesin cetak

Mesin cetak dalam atau dalam bahasa Belanda sering disebut dengan istilah “Gravure” mempunyai bagian-bagian utama yang berupa tempat acuan, penekan yang mengatur dengan bak tinta dan penghantar kertas.

Ada komponen-komponen utama utama dalam mesin cetak tersebut, sehingga berkembang mesin cetak, seperti:

a)    Mesin cetak tinggi

Merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan tinggi di dalam menghasilkan kuantitas dan kualitas  hasil cetakan. Mesin ini lebih produktif sifatnya.

b)    Mesin cetak dalam

Merupakan mesin yang memiliki bahan acuan dan penyapu tinta.

c)    Mesin cetak saringan

Merupakan mesin yang memiliki prinsip kerja tinta mengalir pada acuan yang terbuat dari saringan berbingkai dan kemudian disapu oleh penyapu tinta sehingga pada saat itu menekan bahan cetakan atau kertas.

d)    Mesin cetak offset

Adalah system penekan mesin offset terdiri dari silinder tempat acuan, silinder tempat karet penghapus, silinder tekan pambawa kertas, dan peralatan pambasah yang berfungsi sebagai pambasah acuan sebelum terkena tinta.

7.      Mesin fotokopi

Menggandakan dokumen dengan mesin fotokopi sudah banyak dilakukan, baik di lingkungan kantor maupun perusahaan.

Naskah asli yang digandakan dengan fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan (study). Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.

Menggandakan dengan mesin fotokopi pada prinsipnya tidaklah terlalu sulitdengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut.

Kita mengenal dua jenis mesin fotokopi yaitu mesin pengopi kertas berlapis dan mesin pengopi kertas biasa. Mesin pengopi kertas berlapis menggunakan toner basah atau kering dan lebiih mudah dioperasikan.

Mesin foto copy merupakan suatu alat penggandaan yang sangat praktis. Karena, mesin penggandaan jenis ini siap setiap saat bila diperlukan. Disamping itu, suatu dokumen atau warkat dapat dengan mudah digamdakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat, sesuai dengan kebutuhan, tanpa merusak bahan aslinya. Dengan kata lain, fotocopy merupakan bagian dalam bidang penyalinan. Kegiatan penyalinan ini dapat dilakukan dengan cara pemotretan, melalui proses kimiawi, atau dengan menggunakan tenaga jasmani. Oleh karena itu, kegiatan penyalinan atau copying berbeda denagn kegiatan penggandaan atau duplikating. Penyalinan tidak membutuhkan lembaran induk dan dalam jumlah yang tidak terlalu banyak.

Fotocopy berarti suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. Warkat yang akan disalin dibuat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. Kemudian, film negatif dicetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. Hasil salinan disebut fotocopy, sedangkan alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotocopy disebut mesin fotocopy.

Mesin fotocopy merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotocopy, terdapat sistem zoom, sistem reduction,sistem fullsize, dan sistem dokumen feeder.

a.    Sistem zoom atau enlargement adalah sistem fotocopy yang dapat memperbesar hasil copy dari aslinya.

b.    Sistem reduction adalah sitem fotocopy yang dapat memperkecil hasil fotocopy dari aslinya.

c.    Sistem fullsize adalah sistem fotocopy yang hasil copynya sesuai atau sama dengan aslinya.

d.    Sistem automatic document feeder, yaitu sistem fotocopy yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotocopy dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman.

Seperti halnya mesin- mesin kantor lainnya, mesin fotocopy terdapat berbagai macam merk, type dan model. Berbagai merk mesin fotocopy antara lain, SELEX, XEROX, RICOH, SHRAP, U-BIX, MINOLTA, THOSIBA, dan sebagainya.

Dibawah ini kita pergunakan mesin fotocopy merk MINOLTA type EP 300-RE, dengan bagian – bagian mesinnya adalah sebagai berikut:

a.    Baki kertas, gunanya untuk menaruh kertas fotocopy.

b.    Baki penadah, gunanya untuk menampung hasil fotocopy.

c.    Tombol ON dan OFF gunanya untuk menghidupkan dan mematikan mesin.

d.    Tombol start, gunanya untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi.

e.    Tombol untuk memperbesar (enlargement)

f.    Tombol untuk memperkecil salinan (reduction).

g.    Tombol untuk membuat salinan biasa (fullsize).

h.    Tombol untuk menentukan jumlah salinan.

i.    Tombol isyarat terdiri atas :

1.)    Paper out, untuk memberitahu bahwa kertas sudah habis maka tombol ini akan menyala.

2.)    Tones out, untuk memberitahu bahwa tinta habis, tombol ini akan menyala.

3.)    Exess useste tones, untuk memberitahu bahwa terjadi kerusakan mesin.

j.    Tombol open, untuk membuka mesin apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu diperbaiki.

k.    Tabung tinta, untuk menaruh tinta.

l.    Kunci kertas berfungsi untuk

1.)    Menjepit kertas bila ditarik ke atas.

2.)    Menetralkan kertas bila ditarik ke bawah.

m.    Tabung olie, untuk menempatkan olie mesin.

n.    Tombol Exposiure Control Leuer, untuk mengatur ketajaman tinta (hitam, putih).

o.    Copy Number indicator, yaitu indikator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengopian.

p.    Clear key, berfungsi untuk membersihkan input key (number indicator)

q.    Input key strip, tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di copy.

r.    Copy stop key, tombol untuk menghentikan pengkopian.

s.    Copy start key, tombol untuk memulai pengkopian.

t.    Interapt key, tombol untuk menghentikan fotocopy yang sifatnya sementara (interupsi)

u.    Ready indicator, lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari mesin fotocopy untuk dioperasikan.

8.       Alat pencetak (Printer)

Alat ini dapat beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer. Alat pencetak (printer) menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

Ada beberapa jenis printer, antara lain:

a.    Matriks

Pencetak ini menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas kertas sehingga bergabung membentuk karakter. Kualitasnya umumnya tidak terlalu baik, tetapi lazim digunakan. Pencetak matriks dengan kepadatan ganda (double density) menggunakan struktur bintik yang lebih halus sehingga menghasilkan karakter dengan kualitas yang lebih baik.

b.    Pancaran tinta dan laser

Keduanya adalah system yang mencetakkan tinta pada halaman tanpa mambentur kertas.

c.    LCD/citra elektronis

Alat ini pada dasarnya merupakan mesin fotokopi yang “menyalin” secara elektronis informasi yang tersimpan dan sering disebut “mesin fotokopi inteligen”. Mesin ini menggunakan sinar laser yang dikendalikan oleh pengolah data, dengan menempatkan citra karakter pada drum penyalin. Mesin ini baru, tetapi memiliki potensi besar karena mampu menghasilkan kualitas yang baik dengan kecepatan tinggi dan juga dapat mengopi bahan-bahan yang biasa.

d.    Pengumpan pencetak

Pengumpan tunggal, gravitasi atau geser baik untuk aplikasi pengolah kata untuk surat tunggal, tetapi agak lambat untuk penggunaan dalam jumlah besar. Untuk pengumpan lebar-ganda diperlukan:

a.    Pengumpan traktor

Pengumpan traktor memiliki kertas yang terlipat seperti kipas dengan lubang pada kedua sisinya yang menyangkut pada mekanisme gigi roda untuk memegang kertas sementara kertas itu bergerak melewati pencetak. Lembaran tersebut dapat dirobek pada garis lipatannya setelah pencetakan. Ini pada dasarnya lebih murah dan dapat diandalkan, tetapi memerlukan kertas khusus.

b.    Pengumpan lembaran

Pengumpan lembaran adalah wadah bertutup yang menyimpan ratusan atau lebih lembaran kertas atau amplop dan mengumpan lembaran tersebut satu demi satu ke dalam pencetak. Alat ini lebih mahal, tetapi lebih tidak merepotkan dibandingkan pengumpan traktor.

9.      Priport Atau Risograph

            Priport merupakan suatu istilah produk Ricoh, sedangkan risograph istilah produk gestetner untuk satu jenis mesin pengganda yang sama.

            Priport atau riograph adalah mesin pembuat copy (copier) untuk jumlah besar dengan menggunakan master. Bentuk dan cara kerjanya seperti mesin fotocopy biasa.

# Priport atau risograph memiliki keunggulan, diantaranya:

•    Berkemampuan sampai 120 lembar permenit.

•    Dapat mengcopy dengan menggunakan kertas tipis (46 gram)hingga kertas tebal (120 gram) dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secar elektronik.

•    Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabungkan dua original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera (biru, hitam, coklat, merah atau hijau)

•    Efisien untuk mengganda dokumen dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt.

10. Thermocopier

Thermocopier disebut juga thermofax atau transparancy maker. Thermocopier berguna untuk:

1.)    Membuat master spirit duplikator menggunakan thermo master unit atau super thermo master

 unit film.

2.)    Membuat transparancy film untuk OHP menggunakan infrared transparancy film

3.)    Melaminasi dokumen dengan menggunkan laminating film.

ü  Macam – macam dan ciri – ciri thermocopier:

Menurut bentuknya, thermocopier dapat dibedakan menjadi dua yaitu : thermocopier bentuk duduk dan thermocopier bentuk berdiri. Adapun ciri – ciri thermocopier, sebagai berikut:

a.    Digerakkan dengan tenaga listrik

b.    Bekerja dengan penyinaran suhu tinggi

c.    Menggunakan master thermal khusus

d.    Mengcopy ukuran A4 (210 x 297 mm

11. Mesin Laminating

            Mesin Laminating adalah mesin untuk melaminasi / melapisi kertas dengan plastik/film.

Kelebihan              : kertas/dokumen yang dilaminasi,menjadi lebih awet karena terbebas dari gangguan

debu/udara.

Kelemahan               : plastiknya menempel ke kertasnya, jadi kalau plastik pelapisnya rusak, otomatis akan merusak kertasnya. begitu juga kalau dalam proses laminasi terjadi kegagalan, dapat merusak dokumen aslinya.

cara penggunaan  : lapisi kertas/dokumen dengan plastik pelapis khusus untuk laminasi, lalu di pres dan

dipanaskan.

cara perawatan    : hindari debu

     FUNGSI PERALATAN KANTOR

1. Mesin faks

            Mengirimkan data atau berkas-berkas penting ke kantor lain.

2.  Mesin absensi

            Fungsi mesin absensi untuk mengetahui tingkat kehadiran seseorang dalam suatu perusahaan. Untuk mempermudah proses tersebut anda membutuhkan mesin absen sehingga bisa mengetahui jam berapa seseorang datang ke kantor, istirahat, lembur dan jam pulang mereka sehari hari.

3. Mesin pemghancur kertas

            Mesin penghancur kertas merupakan mesin yang berfungsi untuk mempercepat proses penghancuran kertas, termasuk data data penting perusahaan yang sudah tidak dipakai lagi.

4. Meja kantor

            fungsinya sebagai sarana utama dalam mengerjakan pekerjaan kantor.

5. Lemari besi

            Untuk menyimpan berkas-berkas penting dalam perusahaan.

fungsi dan cara menggunakan mesin kantor sangat banyak peralatan kantor yang sering kita gunakan , nah untuk anda yang baru memasuki suatu kantor , dan tidak mengenal alat dan fungsinya , disini akan dibahas tentang fungsi dan cara menggunakan alat tersebut, semoga bermanfaat ,

8. Mesin Faximile

Fungsinya                         : Untuk pengiriman data-data yang kita butuhkan, juga digunakan sebagai alat

untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.

Cara menggunakan    :

ü  Menghidupkan/turn on mesin fax

ü  Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.

ü  OPEN COVER/OUT OF PAPER   buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.

ü  PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja.

ü  langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan.

# Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :

1.  Manual

    siapkan dokumen yang akan dikirim

    masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim

    angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone

    masukan nomor fax tujuan

    apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start

    mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim

    dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

*cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.

2. Otomatis

    siapkan dokument yang akan dikirim

    masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim

    masukan nomer tujuan dan tekan start

    mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim

    dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

**cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.

# Menerima Dokumen fax

1. Manual

            Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.

            Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak. Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.

2. Otomatis

            Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on”  atau pada posisi FAX ONLY.

1.  Mesin Scanner

Fungsinya :

      Hampir menyamai mesin fotokopi. Mesin fotokopi hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Cara menggunakan :

      Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan dahulu kabel scanner yang sudah disediakan, terhubung antara mesin scanner dengan komputer melalui port USB, mempelajari user manual scanner, menghidupkan komputer. Selain itu pastikan software driver untuk scanner sudah terinstal. Penggunaan scanner pada dasarnya hampir sama dengan penggunaan mesin photocopy. Namun hasilnya tidak langsung berupa hard copy melainkan view di layar monitor. Cara penggunaan scanner lebih kepada cara menindai menggunakan scaner. Berikut saya sampaikan cara menscan object.

     Menscan dokumen

# Nyalakan scanner kemudian letakkan dokumen yang dipindai pada lensa Setelah software scanner (program OCR Omni Page Pro).

# Jalankan Scansoft Omnipage Pro kemudian lakukanlah setting : proses, bahasa, sumber, deskripsi, metode export.

# Klik Start & proses pemindaian berlangsung.

# Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai.

# Simpanlah file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan

     Menscan Image

# Nyalakan scanner & letakkan gambar di atas lensa.

# Jalankan program Arcsoft Photostudio 2000 (atau program pengolah gambar lainnya).

# Importlah gambar dengan mengklik icon scanner kemudian tekan tombol scan & proses pemindaian berlangsung.

# Editlah hasil pemindaian bila perlu, kemudian tekan tombol clear agar bisa menyimpan.

# Dari menu file pilih save as dan pilihlah tipe format gambar hasil pemindaian

2.    Mesin Penghancur Kertas

Fungsinya :

      Sebagai alat pemusnah dokumen rahasia yang ramah lingkungan dengan kata lain tidak ribet dan dokumen tidak perlu di bakar sehingga akan menimbulkan polusi udara bagi lingkungan sekitarnya.

Cara menggunakan:

# Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.

# Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong

# Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

3.    Mesin Fotokopi

Fungsi :

      Mesin ini berfungsi untuk menduplikasi Dokumen penting yang anda perlukan dan untuk mencetak pekerjaan percetakan.

Pengoperasian Mesin Fotokopi :

Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start)

5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

Selain mesin – mesin kantor, di dalam kantor terdapat pula beberapa alat yang menunjang kegiatan kantor. Alat – alat ini biasa disebut peralatan kantor.

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.

1.        Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2.        Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.

3.        Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.

1.        Filing Cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.

# Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:

1.   Tab,

Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.

2.   Sekat atau Guide

Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip.

-        Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)

-        Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.

# Contoh pembuatan/penggunaansekat

*     Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok

primer (pokok masalah).

*     Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk

menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).

*     Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)

2.        Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3.        Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.

Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya:

-        Rol film

-        Ordner, dan lain-lain

4.        Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

5.        Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.

Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.

a.             Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b.             Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c.             Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

Þ     Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

d.      Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.

a.        Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

b.        Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guidedibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.

a.              Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok

utama (main subject).

b.              Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)

c.               Guide ketiga, yaitu  tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi

e.       Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:

a.   Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi

b.   Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu

c.    Pape thickness = tebal media informasi

d.   File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan.

e.    Access Room  = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file

6.     Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.

Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.

# Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

a.        Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

b.        Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

c.        Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

7.        Perforator 

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforatordibedakan antara lain sebagai berikut.

a.        Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b.         Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

c.         Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis.Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.

# Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.

a.        Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b.        Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang

8.        Numerator 

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.

a.        Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

b.        Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: 

a) Beri tinta pada bantalan huruf, 

b)  Atur nomor awal,

c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator

9.        Kotak/Box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

10.        Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)

11.        Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

12.        Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guideatau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

13.        Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardexterdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja

14.        Rak/Laci Kartu

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

15.    Microfilm

Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:

a.      Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.

b.      Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.

c.       Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.

Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.

16.    Komputer

Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Bagian –bagiankomputer.

Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:

a.      Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing Unit (CPU).

b.      Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard danhasilpengolahankomputer.

c.       Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.

d.      Punched Card, adalah media input atau output, yang berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.

e.      Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan data dari CPU.

f.        Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.

g.      Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.

h.      Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan yang akandisimpan di disk, harusdiketikdulu. Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain:

1)      Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.

2)      Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.

3)      Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet atausemacamnya.

Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang telahditempatkanpadakantong plastic bening.

17.    Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang wawasan dan pengetahuan kita